Pengertian SPO
- SPO menurut KARS adalah Suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.
- Konferensi Internasional tentang Harmonisasi (ICH) mendefinisikan SPO sebagai " instruksi tertulis untuk mencapai keseragaman kinerja fungsi tertentu yang terperinci," (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function)
SPO menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager. SPO akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim, dan untuk pengawas pekerjaan tsb.
 |
| Contoh-contoh SPO hasil penelusuran google |
SPO harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
SPO digunakan untuk menilai apakah pekerjaan sudah dilakukan dengan baik atau belum.
Uji SPO sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan percobaan.
Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan/atau apapun yang mempengaruhi lingkungan kerja.
Mintalah masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SPO secara teratur
Pembuat SPO
Idealnya, SPO disusun oleh 1 tim yang terdiri atas:
Penulis SPO (author)
Pelaksana di lapangan (employee)
Pengawas lapangan (supervisor)
Atasan pengawas (manager)
Keuntungan adanya SPO
SPO yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, dan sarana komunikasi antara pelaksana dan pengawas, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten.
Para pekerja akan lebih percaya diri dalam bekerja karena tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
SPO bisa digunakan sebagai salah satu alat training dan untuk mengukur kinerja karyawan.
Sistem, Prosedur & Langkah
Sistem yang ada dalam setiap perusahaan adalah sistem pemasaran, sistem produksi, sistem keuangan dan sistem pengembangan SDM. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh sistem-sistem ini bisa berjalan dan bekerja sama Setiap sistem disusun atas beberapa prosedur kerja. Sebagai contoh, sistem produksi terdiri atas prosedur perencanaan produksi, prosedur permintaan bahan, prosedur pelaksanaan produksi, prosedur pengawasan produksi, prosedur penyerahan hasil produksi, dan prosedur pembuatan laporan produksi Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan. Manager menggunakan standarProsedur Operasional (SPO) untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yang sama setiap kali menjalankan prosedur
Tips Menyusun SPO
Selalu bayangkan siapa pengguna SPO
Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
Gunakan prinsip “Kerjakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SPO (buat daftar topik yang harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif
Buat draft terlebih dahulu
Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SPO. Jika Anda merasa bosan, maka hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca
Tips Penulisan SPO
Komplit: semua informasi penting yang digunakan untuk menjalankan kegiatan
Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
Koheren: menunjukkan alur dan urutan langkah untuk menjalankan kegiatan
Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang
0 comments:
Post a Comment